CONDIZIONI GENERALI – ROTARY

Il Rotary Club Management System (di seguito « Polaris » o « piattaforma »), noto anche come Harmony, è un'iniziativa di:

Associazione dei media del Rotary Svizzera/Liechtenstein (di seguito « AMR »)
c/o Juris Treuhand AG
Industriestrasse 47
6304 Zugo
SWITZERLAND
+41 (0)43 299 66 25
info@rotary.ch

 

1  Disposizioni generali e definizioni

In queste Condizioni generali, i termini che seguono significano:

« Rotary International »: organizzazione centrale del Rotary che fornisce supporto logistico e strutturale alle divisioni nazionali;

« Rotary »: organizzazioni rotariane nel territorio distrettuale che utilizzano Polaris (di seguito "Rotary" e "Noi");

« Utente »: Ogni membro (compreso, se del caso, l'aspirante socio o altro ospite non rotariano) di un Rotary club o distretto rotarianoregistrato sulla piattaforma Polaris al quale viene assegnato un diritto di utilizzo ;

« Informativa sulla privacy »: documento disponibile sul nostro sito web, contenente tutte le informazioni relative ai dati personali dell'utente e all'uso che viene fatto da parte del Rotary.

L'uso dei nostri servizi è sempre accompagnato dai diritti e dagli obblighi menzionati in questi Termini e Condizioni (di seguito denominati « Termini »). Il riferimento a queste Condizioni include implicitamente un riferimento all'Informativa sulla privacy. Non è consentita alcuna deroga a queste condizioni.

Le presenti Condizioni Generali possono essere derogate solo se reciprocamente concordate e tali deviazioni siano state consegnate per iscritto. Queste disposizioni specifiche si applicano solo alla parte a cui derogano. Le altre disposizioni delle Condizioni rimangono comunque applicabili. Le presenti Condizioni si applicano sia al Rotary che all'Utente. Si è considerato un utente dal momento in cui si utilizza il servizio, non importa che ci si sia già registrati o meno. Utilizzando semplicemente il servizio si presume che si abbia riconosciuto ed accettato espressamente l'applicazione finale ed esclusiva di questi Termini. Dunque assicuratevi di aver letto e compreso tutti i termini.

Il Rotary si riserva il diritto di modificare questi Termini in qualsiasi momento. L'utente sarà sempre tenuto informato di eventuali modifiche.
 

2  Obiettivi del Polaris

Con Polaris, il Rotary vuole mettere in atto un’informazione approfondita alla gestione dei membri dei Rotary Club e dei Distretti utilizzando Polaris e intensificare le informazioni dei membri. AMR è responsabile dello sviluppo ed del funzionamento di questa piattaforma.

Polaris svolge principalmente un ruolo fondamentale nell'organizzazione di club e distretti attraverso varie funzioni quali un calendario di eventi, un sistema di gestione delle riunioni, un sistema di gestione dei documenti per i rapporti delle riunioni, ecc.  Polaris fornisce quindi un Content Management System (CMS), uno spazio di lavoro virtuale che consente agli utenti di fare aggiunte al contenuto, modificarlo o addirittura cancellarlo.

Inoltre, Polaris funge da ponte tra club e distretti locali, da un lato, e l'organizzazione nazionale del Rotary, dall'altro. La piattaforma consente di gestire il file dei membri,  accessibile ai membri autorizzati come anche ai membri del Rotary. Questo file di adesione garantisce una comunicazione efficace tra i membri e tra i membri ed i loro club, distretti o l'organizzazione nazionale centrale del Rotary. Tutte le informazioni relative alla raccolta dei dati personali possono essere consultate attraverso la nostra politica sulla privacy.

Questo file di appartenenza consente al Rotary di svolgere i suoi compiti in modo più efficiente. Il Rotary utilizzerà quindi la piattaforma per la trasmissione di messaggi generali e la Directory. Il Rotary non si limiterà alle operazioni di cui sopra, ma utilizzerà il database solo per i compiti ad esso assegnati.

Infine, Polaris funge da ponte tra club e distretti locali da un lato e Rotary International dall'altro. L'affiliazione del club al Rotary International comporta lo scambio di dati con il Rotary International.

I suddetti obiettivi e caratteristiche di Polaris possono essere adattati e / o integrati dal Rotary in qualsiasi momento.

 

3  Accesso e diritto all'uso di Polaris

3.1 Accesso e registrazione

L'accesso alla piattaforma Polaris è d’una parte aperto a qualsiasi utente. Il login, per esempio l'accesso ai dati dei membri, è limitato agli utenti che si sono registrati in precedenza. In linea di massima, ogni membro di un Rotary club ha il diritto di registrarsi su Polaris.

La registrazione sulla piattaforma implica la creazione di un profilo utente unico e personalizzato. Ogni Rotary club nomina un responsabile per l'accesso e la registrazione dei propri membri su Polaris. Questo gestore è responsabile dell'assegnazione dei dati necessari per la connessione, precisamente il nome del utente, il suo indirizzo e-mail ed il suo codice d’accesso.

Il diritto di utilizzo è attribuito in modo non esclusivo e non trasferibile a qualsiasi utente registrato.

Come regola generale, questo diritto d'uso è conferito per la durata dell'iscrizione al Rotary.

Il diritto di utilizzo si estingue automaticamente al termine dell'iscrizione ad un club Rotary. Inoltre, il diritto di utilizzo può in qualsiasi momento, e nonostante la continuità d’affiliazione al Rotary, essere disdetto temporaneamente o permanentemente al momento che l'Utente agisce in violazione delle presenti Condizioni Generali, altre condizioni espressamente previste, della legislazione vigente e / o malgrado la buona fede che ci si aspetta da parte di qualsiasi Utente. Questa risoluzione può aver luogo senza preavviso. Infine, il Rotary può in qualsiasi momento decidere unilateralmente di disattivare temporaneamente la piattaforma, limitarla o chiuderla se necessario per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza della piattaforma Polaris. Questa risoluzione unilaterale non dà mai origine a alcuna forma di compensazione.

Ogni profilo utente è sempre strettamente personale e a carattere confidenziale. In ogni caso è vietato accedere al profilo utente di un altro utente. L'utente non può trasferire il suo profilo utente a terzi. Inoltre, tutti gli utenti sono tenuti a mantenere la riservatezza del proprio profilo utente, ad esempio scegliendo una password. Si consiglia agli utenti di prestare la dovuta attenzione in qualsiasi situazione in cui i loro dati di accesso siano o possano essere divulgati a terzi. Qualsiasi Utente che trovi una violazione della riservatezza del proprio profilo, è obbligato a informarne il Rotary in modo tale da adottare le misure correttive appropriate.

Attribuiamo grande importanza alla capacità di discernimento dei nostri utenti, in particolare dei nostri utenti minorenni. Ecco perché crediamo che l'età minima di quindici (15) anni debba essere raggiunta per poter utilizzare il servizio.


3.2 Profilo utente

Il prerequisito principale per il diritto di utilizzo è la creazione di un profilo utente. Questo profilo utente comprende essenzialmente tutte le informazioni di contatto necessarie per gli utenti, ma può essere integrato dal Rotary, dall'Utente stesso o da qualsiasi terza parte e / o Utente obbligato. Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, facciamo riferimento alla nostra Informativa sulla privacy.

Qualsiasi Utente dichiara di aver preso atto del fatto che Polaris applica una visibilità di base del suo profilo utente e informazioni aggiuntive nei confronti degli altri utenti. L'utente stesso è il principale responsabile di eventuali aggiunte, modifiche, correzioni, cancellazioni, ecc. dei suoi dati. Qualsiasi aggiunta di contenuti alla piattaforma sarà a rischio dell'utente. Qualsiasi Utente è responsabile della completezza, accuratezza e veridicità delle informazioni comunicate sulla piattaforma. Il Rotary non è tenuto a verificare le informazioni in merito.

Ogni utente ha quindi i mezzi necessari per apportare modifiche per impedire la diffusione di dati inappropriati. Se questa eventualità si rivela insufficiente, l'Utente può anche limitare parzialmente la visibilità dei suoi dati modificando le impostazioni sulla privacy una volta connesso. Infine, il Rotary ha adottato le misure necessarie per riservare, se necessario, l'accesso a determinate pagine della piattaforma agli Utenti abilitati.

In conclusione, l'Utente è l'unico responsabile per tutti i contenuti forniti sulla piattaforma, inclusa l'accuratezza, la completezza, l'appropriazione e la manutenzione dei dati.

Tuttavia, il Rotary si riserva il diritto di rimuovere qualsiasi forma di contenuto inappropriato dalla piattaforma e da questo punto di vista si applica un'ampia discrezionalità alla luce degli obiettivi di Polaris. Se l'Utente concede esplicitamente il permesso ad altri Utenti di visualizzare l'intero contenuto del proprio profilo, il Rotary non sarà responsabile per le azioni di tali Utenti.

 

4  Responsabilità dell'utente

Qualsiasi Utente si impegna a fare uso di Polaris solo nell'ambito degli obiettivi di questa piattaforma, come definito nelle presenti Condizioni Generali. L'Utente accetta di utilizzare unicamente in buona fede il diritto conferitogli. Di conseguenza, non può utilizzare il suo profilo utente per atti illeciti e commettere reati.

Gli utenti devono astenersi da qualsiasi atto che possa ostacolare l'accesso generale alla piattaforma e compromettere l'affidabilità e la sicurezza della piattaforma. L'Utente si impegna a non effettuare alcuna manipolazione che potrebbe imporre un onere sproporzionato sull'infrastruttura della piattaforma Polaris.

L'Utente è l'unico responsabile per qualsiasi virus o file dannoso aggiunto alla piattaforma Polaris. Qualsiasi violazione di questa disposizione deve essere segnalata al Rotary.

Qualsiasi utente è responsabile di qualsiasi contenuto che aggiunge al Polaris. Pertanto, l'Utente deve garantire che questo contenuto non sia contrario all'ordine pubblico o al buon costume, alla legislazione vigente, ai diritti di terzi e di altri Utenti, alle "regole di normale condotta" e che non costituisca una violazione dei diritti di proprietà intellettuale di terzi. Quali normali regole comportamentali si intende l'astensione dal comportamento ingannevole, malevolo o discriminatorio. Allo stesso modo, il Rotary non è tenuto a verificare a priori le informazioni a questo riguardo.

Gli utenti sono inoltre tenuti a rispettare i diritti degli altri utenti. È vietato a qualsiasi Utente di raccogliere sistematicamente o estensivamente il contenuto o le informazioni di altri Utenti. Qualsiasi Utente deve inoltre astenersi dalla pubblicità non autorizzata e da qualsiasi forma di marketing illegale o non autorizzato su Polaris.

L'Utente deve astenersi da qualsiasi atto contrario alle presenti Condizioni generali o dall'uso in buona fede della piattaforma Polaris. Il Rotary non sarà in alcun modo ritenuto responsabile di tali azioni e dei danni che potrebbero causare a terzi o ad altri Utenti.

Qualsiasi forma di comportamento illecito comporta sanzioni nei confronti dell'Utente. Il Rotary si riserva l'ampia discrezione di adottare misure ragionevoli, inclusa la possibilità di risolvere il diritto di utilizzo concesso all'Utente immediatamente e senza ulteriori vertenze. Inoltre, il Rotary può prendere le misure (extra)giudiziarie necessarie per ottenere un risarcimento per il danno subito.

 

5  Responsabilità del Rotary

Il Rotary si impegna a prendere tutte le misure tecniche e legali necessarie per garantire il corretto funzionamento e la sicurezza della piattaforma. Il Rotary dimostra un atteggiamento realistico verso la sua piattaforma e dichiara espressamente che la sua responsabilità non può essere messa in dubbio nei seguenti casi. Polaris è reso disponibile "così com'è". Tutti gli utenti sono consapevoli del fatto che utilizzano la piattaforma a proprio rischio.

Pertanto, il Rotary non può garantire che la sua piattaforma sia accessibile in qualsiasi momento, né che si verifichino interruzioni o perturbazioni di servizio. Se necessario, il Rotary risolverà il problema il prima possibile. Pertanto, il Rotary non può essere ritenuto responsabile per qualsiasi tipo di danno diretto o indiretto derivante da tali interruzioni o disturbi.

Il Rotary non può essere ritenuto responsabile per le azioni degli utenti e di terze parti, indipendentemente dal fatto che l'uso della piattaforma sia illegale e / o abusivo. Nonostante tutte le ragionevoli misure precauzionali, non è escluso che i dati degli Utenti possano essere soggetti a perdita, furto, accesso non autorizzato, alterazione non autorizzata o qualsiasi altro atto dannoso. Il Rotary non può essere ritenuto responsabile.

La piattaforma può contenere collegamenti ad altri siti Web gestiti da terze parti. Questi siti web sono completamente indipendenti dal Polaris e il fatto che questi siti siano menzionati non implica che il Rotary li approvi o li raccomandi. Dal momento che il Rotary non controlla alcun contenuto o tecnologia su questi siti Web, Rotary non può essere ritenuto responsabile per eventuali danni diretti o indiretti derivanti dall'uso di questi siti Web esterni.

 

6  Prezzi

L'utilizzo della piattaforma viene fatturato dall'AMR dalla Svizzera ai diversi distretti in base al numero di club che raggruppano in ragione di una quota forfettaria per club all'anno.

Il modo in cui i distretti fatturano ai club o ai membri differisce da uno all'altro.

Il pagamento è attualmente effettuato tramite bonifico bancario, ma può eventualmente essere effettuato sul sito Web di Polaris.

 

7  Proprietà intellettuale

Polaris contiene dati e file provenienti dal Rotary, dagli utenti e da terzi protetti dalla legislazione sui diritti di proprietà intellettuale applicabile. I diritti di proprietà intellettuale comprendono diritto d'autore, diritto sui marchi, diritto di design, diritto delle banche dati e qualsiasi altro diritto (proprietà intellettuale) in vigore.

L'uso di Polaris non implica l'assegnazione di detti diritti di proprietà intellettuale all'utente. L'uso di dati e file protetti è limitato allo scopo generale di Polaris come descritto in questi Termini e Condizioni.

L'utente che aggiunge del contenuto al Polaris dichiara espressamente di possedere i diritti di proprietà intellettuale o l'autorizzazione necessari. Per qualsiasi contenuto soggetto a diritti di proprietà intellettuale, l'Utente concede al Rotary l'uso di questo contenuto nell'ambito del Polaris una licenza non esclusiva, trasferibile, esente da royalties e mondiale.

Questa licenza non si estingue automaticamente alla scadenza del diritto di utilizzo individuale, il che implica che il contenuto rimane in linea di principio visibile dal Rotary e dagli utenti. Il Rotary si impegna a porre fine a questa licenza dietro richiesta scritta e personale di qualsiasi ex utente Polaris.

Questo impegno implica la rimozione di contenuti che non saranno più visibili agli altri utenti.

Qualsiasi Utente si asterrà da qualsiasi violazione di questi diritti di proprietà intellettuale, tranne nei casi in cui è stata concessa un'autorizzazione. In ogni caso, l'Utente deve lasciare intatte le menzioni e / o notifiche relative ai diritti di proprietà intellettuale.

 

8  Privacy e trattamento dei dati personali

8.1 Generalità

I dati personali forniti dall'Utente sono raccolti e trattati dal Rotary. Il Rotary assicura ai propri utenti che attribuisce la massima importanza alla protezione della loro privacy e dei loro dati personali sensibili o non sensibili e che si impegna sempre a comunicare in modo chiaro e trasparente per quanto riguarda questo punto.

Il Rotary si impegna a rispettare la legislazione applicabile, in particolare l'RGPD (Regolamento generale sulla protezione dei dati). Troverà maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali nella nostra Informativa sulla privacy. Il Rotary elabora i dati personali durante il tempo necessario a svolgere il servizio. Dal momento in cui l'utente decide di interrompere l'utilizzo del servizio, il Rotary deve interrompere qualsiasi trattamento di dati personali, diverso da quello necessario per la cancellazione o la restituzione dei dati all'utente.

Ove possibile, il Rotary assisterà l'Utente nell'adempimento del suo obbligo di rispondere alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati: diritto di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione, diritto alla limitazione del trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di non essere oggetto di una singola decisione automatizzata (inclusa la profilazione). Il Rotary International RI conserva alcuni dati di un socio del Rotary deceduto o partito dal Rotary come il suo nome, cognome, la sua data di nascita come informazione dei membri.

Il Rotary è autorizzato a effettuare una o più copie e / o backup di dati personali. I dati personali in questione godono della stessa protezione dei dati personali originali.

Il Rotary tiene un registro scritto delle attività di elaborazione svolte per l'utente. Questo registro può essere creato in forma elettronica. Deve contenere tutte le informazioni di cui all'articolo 30.2. del regolamento generale sulla protezione dei dati.

Il Rotary garantisce che il proprio personale avrà un accesso limitato ai dati personali solo nella misura in cui tale accesso sia necessario per eseguire operazioni di esecuzione del servizio. Il personale del Rotary è inoltre soggetto all'obbligo di riservatezza relativo al trattamento dei dati personali. Il Rotary si impegna a informare il proprio personale in merito alla legislazione sulla privacy e alle disposizioni contrattuali.
 

8.2 Riservatezza

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, il Rotary ha l'obbligo di riservatezza in relazione ai dati personali trattati in relazione al servizio. Questo obbligo di riservatezza si applica anche al personale del Rotary e ai futuri subappaltatori e al proprio personale.

Questo obbligo di riservatezza ha effetto non appena viene messa in servizio la memorizzazione dei backup dei dati dell'Utente da parte del Rotary.

Questo obbligo di riservatezza non si applica quando il Rotary è tenuto a divulgare i dati personali all'autorità di vigilanza, in virtù di una disposizione legale o di una decisione giudiziaria, quando l'informazione è già nota al pubblico o laddove la comunicazione di dati personali sia stata autorizzata dall'Utente.

 

8.3 Misure di sicurezza

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati, il Rotary si impegna a mettere in atto misure tecniche e organizzative (di seguito "le misure di sicurezza") per proteggere i dati personali dalla distruzione, sia per errore, sia illecito, contro perdita, frode, diffusione o accesso non autorizzato o contro qualsiasi altra forma di trattamento o uso illecito.

Queste misure di sicurezza garantiscono un livello di sicurezza adeguato al rischio che il trattamento comporta. Nel determinare le misure di sicurezza appropriate, le parti tengono conto dello stato tecnico, dei costi della messa in opera, della natura, della portata del contesto e delle finalità del trattamento come pure dei rischi per i diritti e libertà delle persone interessata.

Il Rotary si impegna a compiere ogni ragionevole sforzo per garantire che i propri sistemi e servizi di elaborazione soddisfino i requisiti di riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza costanti, tenendo conto dello stato tecnico e dei costi di implementazione.
 

8.4 Notifica di una violazione dei dati

Ai sensi del RGPD, il Rotary notifica all'Utente qualsiasi violazione dei dati personali il prima possibile e non oltre 24 ore dopo averlo letto. Questa notifica dovrà essere accompagnata da qualsiasi documentazione utile per consentire all'Utente, se necessario, di notificare questa violazione all'autorità di protezione dei dati e / o alle persone interessate. Il Rotary deve comunicare all'Utente le seguenti informazioni: la natura della violazione dei dati, le categorie e il numero approssimativo di persone coinvolte, le categorie e il numero approssimativo di dati personali in questione, le probabili conseguenze della violazione dei dati e le misure adottate per porre rimedio alla violazione dei dati o per mitigare eventuali conseguenze negative.

Su richiesta dell'Utente, il Rotary notifica la violazione dei dati in nome e per conto dell'Utente all'autorità di vigilanza il più presto possibile e, se possibile, entro 72 ore dalla scoperta della violazione, a meno che la violazione in questione non possa creare un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

Su richiesta dell'Utente, il Rotary notifica al più presto possibile la violazione dei dati in nome e per conto dell'Utente alle persone interessate, laddove tale violazione rischia di creare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

La decisione di informare o meno l'autorità per la protezione dei dati e / o gli interessati di una violazione dei dati spetta all'Utente.
 

8.5 Subappalto ulteriore

Il Rotary deve garantire che il subappaltatore successivo fornisca le stesse garanzie per l'attuazione di adeguate misure tecniche e organizzative, in modo che il trattamento soddisfi i requisiti del regolamento generale sulla protezione dei dati, tra cui Articolo 32 del RGPD.
 

9  Forza maggiore

In caso di forza maggiore, il Rotary non è tenuto a rispettare i propri impegni nei confronti di altre parti, inclusi gli utenti. Sotto forza maggiore si intende qualsiasi situazione al di fuori del controllo del Rotary che impedisca l'esecuzione di tutti o parte dei suoi impegni. Questa deroga all'esecuzione degli impegni del Rotary è valida solo durante il periodo di forza maggiore.

 

10  Diritto applicabile e giurisdizione competente

Le presenti Condizioni Generali sono regolate esclusivamente dalla legge europea, a cui si fa riferimento la Francia. Qualsiasi controversia derivante dagli obblighi contrattuali o extracontrattuali di questi Termini e Condizioni sarà sottoposta ai tribunali del Cantone di Zurigo (Svizzera).

 

Polaris TCCH-IT-1.1.docx - May 2019