Funkcija kluba = funkcija odbora, funkcija odbora, ured ili zaduženje osobe u klubu/okrugu. Primjer: predsjednik, tajnik, voditelj programa, član komisije itd.
Uloga= Administrativni zadatak u klubu/distriktu. Primjer: Administrator klupskog života, Administrator financija, Administrator članova, Administrator (sva prava), Korisnik itd.
Prava/Ovlasti = značajka u Polarisu kojom se upravlja. Primjer: bilteni, kalendar, dokumenti, projekti, financije, osoblje odbora itd.
Osnovni pojmovi:
Klupska funkcija i uloga u klubu nisu povezane. S promjenom osoba u upravi ili odboru, osobe koje odlaze ili se pridružuju NE gube niti dobivaju automatski svoje uloge. CICO i/ili tajnik Kluba moraju osigurati da dodjela uloga osobama odgovara njihovim funkcijama u Klubu. Samo s tim razdvajanjem novi dužnosnici mogu obavljati svoju ulogu prije mandata i učiniti primopredaju dužnosti besprijekornom.
Odnos između uloga i prava je kompliciran jer Polaris područja imaju međusobne veze.
Npr. pošta i kalendar.